دراسة: ٤ طرق لإرساء معايير مؤسسية سليمة لسفر الأعمال

اتخذ جواو كارفاليو، المدير العام لشركة "إس إيه بي كونكر" في جنوب أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا، مؤخراً خطوات لوضع معايير قوية للشركات فيما يتعلق بسفر العمل. ووفقاً لدراسة أجرتها شركة "إس إيه بي كونكر"، فإن مرحلة ما قبل السفر هي الأكثر إرهاقاً بالنسبة لـ ٤٣٪ من مسافري الأعمال، بزيادة قدرها ٤٪ عن العام الماضي. تتضمن هذه المرحلة التخطيط وحجز الرحلات والإقامة.

تحقيق التوازن بين سلامة المسافرين والكفاءة

وأكد كارفاليو أن قيام الموظفين بحجز سفرهم بشكل مستقل يزيد من تعقيد الإجراءات بالنسبة لمديري السفر والموارد البشرية. لذلك، من الأهمية بمكان أن يكون لدينا حلول سهلة الاستخدام لإدارة السفر والنفقات. تتيح هذه الأدوات للموظفين الحجز مباشرة مع الموردين مع دمج المعاملات في أنظمة الشركة، مما يضمن الوضوح والدعم التنظيمي.

تزداد تعقيدات السفر لأغراض العمل بسبب الإزعاجات وتقارير النفقات التي تستغرق وقتاً طويلاً. كما يبحث مسافرو الأعمال عن حلول بسيطة لإدارة رحلاتهم بفعالية. بدون هذه الأدوات، قد يستخدم الموظفون قنوات غير معتمدة أو يتحملون إجراءات محبطة داخل أنظمة معتمدة، مما يؤثر سلبًا على المنظمة.

التخفيف من المخاطر وتعزيز الامتثال

تشكل المخاطر والامتثال تحديات كبيرة لمديري السفر. ويمكن للأنظمة سهلة الاستخدام التي تدمج سياسات السفر الخاصة بالشركات أن تخفف من هذه الأعباء. وتساعد مثل هذه الحلول مسافري الأعمال على اتخاذ القرارات التي تتوافق مع القوانين والإجراءات، وتجنب التصفية اليدوية، والبقاء على اطلاع بأي تغييرات في سياسات السفر الخاصة بالشركات.

إن تبسيط عملية الحجز أمر ضروري لإدارة السفر التجاري بكفاءة قبل الرحلة أو أثناءها أو بعدها. تعمل الأدوات التي تتميز بعمليات مبسطة على تحسين رضا الموظفين وتحرير مديري السفر من مهام التحقق من الأخطاء، مما يسمح لهم بالتركيز على عمل أكثر أهمية.

تعزيز الامتثال لمعايير الحوكمة البيئية والاجتماعية والمؤسسية

تعد المعايير البيئية والاجتماعية والحوكمة (ESG) حيوية في العمليات التجارية الحديثة. ومع اكتساب السفر المستدام أهمية متزايدة، تحتاج المؤسسات إلى أدوات تمكن المسافرين من اتخاذ خيارات صديقة للبيئة. يساعد توفير البيانات الآلية حول انبعاثات الكربون من خيارات السفر المختلفة المؤسسات على التوافق مع أهدافها البيئية والاجتماعية والحوكمة.

يقول كارفاليو: "إن تجربة المستخدم المتميزة تشكل أهمية بالغة للتغلب على تعقيدات السفر لأغراض العمل". ومن خلال الاستثمار في التقنيات سهلة الاستخدام، تستطيع المؤسسات الحد من الأعباء الإدارية وزيادة رضا الموظفين. وهذا يتيح للمسافرين اتخاذ قرارات صديقة للبيئة ومتوافقة مع المعايير.

إن العقبات الإضافية التي تعترض السفر تزيد من تعقيد رحلات العمل. ويبحث مسافرو الأعمال عن حلول بسيطة لإدارة رحلاتهم بفعالية. وبدون هذه الأدوات، قد يستخدم الموظفون قنوات غير معتمدة أو يتحملون إجراءات محبطة داخل أنظمة معتمدة.

وقد حدد كارفاليو أربع طرق لوضع معايير مؤسسية سليمة للسفر بغرض العمل: تحقيق التوازن بين سلامة المسافرين وكفاءتهم؛ وتخفيف المخاطر؛ وتبسيط السفر بغرض العمل؛ وتعزيز الامتثال لمعايير الحوكمة البيئية والاجتماعية والمؤسسية. وتضمن هذه الخطوات الوضوح للمنظمة مع دعم احتياجاتها.

من خلال الاستثمار في التقنيات سهلة الاستخدام، تستطيع المؤسسات تحويل إدارة السفر لأغراض العمل. كما يمكنها تقليل الأعباء الإدارية مع زيادة رضا الموظفين وتمكين اتخاذ القرارات الصديقة للبيئة.