الأرشيف والمكتبة الوطنية يستعرضان التعديلات الرئيسية على القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 بشأن إدارة الوثائق

عقدت دار الأرشيف والمكتبة الوطنية مؤخرًا ندوة إلكترونية للجهات الحكومية لمناقشة تحديثات اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008. تهدف هذه التغييرات إلى مواكبة الاستراتيجيات الحديثة لدولة الإمارات العربية المتحدة وضمان الامتثال القانوني. وأكد الدكتور حمد المطيري، المدير التنفيذي بالإنابة، أن اللائحة المحدثة توفر إرشادات واضحة لإدارة الوثائق، بما في ذلك النقل والإتلاف والفرز والتصنيف والحفظ وإمكانية الوصول.

أشار الدكتور المطيري إلى إضافة قسم جديد يُعنى بشؤون المكتبة الوطنية وتعزيز التراث الثقافي. وتدعم السياسات المُحدثة الأهداف الوطنية من خلال تبني التقنيات الحديثة وتبسيط الإجراءات، مما يوفر الوقت ويضمن الحفاظ على الوثائق الورقية والإلكترونية على النحو الأمثل. وأكد أن هذه التعديلات تُسهم في الحد من البيروقراطية الحكومية من خلال تسهيل الوصول إلى المعلومات بشكل أسرع.

أكد البروفيسور أحمد مُعجب أن التعديلات متاحة على الموقع الإلكتروني لدار الوثائق والمكتبات الوطنية. وأوضح أن هذه التغييرات جاءت نتيجة دمج الأرشيف الوطني مع المكتبة الوطنية. وحثّ مُعجب أصحاب الوثائق العامة أو المتعلقة بالدولة على تقديمها للحفظ الأمثل. وأكد على ضرورة وجود وحدة متخصصة للوثائق في كل جهة حكومية للتنسيق الفعال مع السلطات المحلية.

ناقش الدكتور سفيان بوحرات، الخبير التقني، إدارة الوثائق السرية. وحدد فترات السرية بناءً على فئات الوثائق، والتي تتراوح بين 20 و60 عامًا، حسب طبيعتها وعلاقتها بقضايا الأمن أو الخصوصية. واستعرض بوحرات معايير تصنيف وثائق البحث التاريخية، والقطع النادرة، وسجلات الموظفين.

كما تحدث عن خطة مشتركة لحفظ الوثائق أعدتها هيئة الأرشيف والمكتبة الوطنية، تتضمن تدريبًا للجهات الحكومية. وأكد بوحرات على أهمية نقل الوثائق الخارجية من الجهات الحكومية كجزء من المسؤولية الوطنية.

يُعدّ إتلاف الوثائق مسألةً حساسةً تتطلب موافقة لجنةٍ متخصصة، ويجب أن يتم بحضور ممثلٍ عن الأرشيف والمكتبة الوطنية. سلّطت الندوة الضوء على إدارة الوثائق الإلكترونية وجمع الوثائق الخاصة بالأفراد والعائلات والشركات.

المشروع الوطني لحفظ الوثائق

أكدت الندوة أن نجاح حفظ الوثائق الوطنية يعتمد على التعاون بين الأرشيف الوطني والمكتبة والجهات الحكومية، إذ إن هذه الوثائق ملك للدولة، وتتحمل مسؤولية حفظها بشكل مشترك. وشارك المشاركون بفعالية في مناقشات ركزت على الجوانب العملية لتعديلات اللائحة.

وشهد الحدث تفاعلاً كبيراً من خلال المداخلات والاستفسارات حول كيفية تطبيق هذه التغييرات بشكل فعال داخل منظماتهم المعنية.

With inputs from WAM